Ваше руководство по идеальной расшифровке конференции Zoom

Стенограмма видеоконференции Zoom — это полный текстовый файл, содержащий всё, что говорилось во время видеозвонка. Но рассматривать его как простой журнал — значит совершенно упускать из виду суть. На практике это запись с возможностью поиска и обмена, которая преобразует разговоры вашей команды в конкретные данные, которые можно использовать для принятия более обоснованных решений.

Почему расшифровка вашего Zoom-конференции — это суперсила для бизнеса

Легко представить себе, что стенограммы — это просто запись того, кто что сказал. Но чёткая и точная стенограмма — это секретное оружие любой команды. Она становится базой данных с возможностью поиска по всем решениям, идеям и действиям, принятым в ходе ваших звонков, делая важную информацию доступной ещё долго после окончания совещания.

Подумайте об объёме этих разговоров. Сейчас Zoom проводит невероятные 3,3 триллиона минут совещаний каждый год. Это число ошеломляет, и это огромный скачок по сравнению с тем, что было всего несколько лет назад. При таком объёме информации полагаться на память больше нецелесообразно. Вы можете изучить более подробную информацию о невероятном росте Zoom, чтобы понять, как это влияет на наше взаимодействие на работе.

От простого журнала до стратегического инструмента

Когда вы перестаёте воспринимать стенограмму как простой файл и начинаете воспринимать её как стратегический инструмент, всё меняется. Однажды я работал с отделом продаж, который начал анализировать стенограммы звонков. Анализируя текст, они смогли точно определить момент, когда тон потенциального клиента менялся со скептического на заинтересованный. Это понимание помогло им полностью усовершенствовать своё предложение и заключить больше сделок.

В другой раз проектная группа, в которой я работал, использовала стенограммы своих совещаний, чтобы мгновенно разрешить спор о масштабе проекта. Вместо того, чтобы спорить по памяти, они просто воспроизвели первоначальное решение, принятое на звонке, состоявшемся несколько недель назад. Стенограмма внесла ясность и решила проблему за считанные минуты.

Именно этот сдвиг в восприятии действительно важен. Точный учёт вносит ясность и делает всё более эффективным.

Стенограмма нужна не только тем, кто пропустил встречу; это мощный инструмент для тех, кто там был. Она прорывает туман памяти и превращает устные слова в надёжный источник истины.

Основные преимущества использования транскриптов

Когда вы начнете относиться к стенограммам конференций Zoom как к ценному активу, вы увидите ощутимые улучшения в своем бизнесе.

• Повышенная ответственность: когда задачи и обязательства записаны, гораздо проще отслеживать, кто что делает, и гарантировать, что все выполняют. Больше никаких «Я думал, ты этим занимаешься».
• Улучшенное управление знаниями: стенограммы создают архив коллективных знаний вашей команды с возможностью поиска. Нужно найти конкретную информацию из мозгового штурма прошлого квартала? Просто выполните поиск вместо того, чтобы пересматривать часовое видео.
• Более глубокое стратегическое понимание: анализ звонков клиентов или внутренних обсуждений может выявить закономерности, которые вы в противном случае упустили бы из виду — общие болевые точки, повторяющиеся вопросы или внутренние препятствия.
• Большая доступность и инклюзивность: Для членов команды с проблемами слуха или для которых английский является вторым языком, текстовая расшифровка обеспечивает им такой же доступ к информации, как и всем остальным, способствуя созданию более инклюзивной среды.

Использование встроенного инструмента транскрипции Zoom

Самый быстрый способ получить расшифровку вашей конференции Zoom — использовать инструмент, уже встроенный в платформу. Это путь наименьшего сопротивления: без дополнительного программного обеспечения, без сложной настройки. Для большинства повседневных задач это отличная отправная точка.

Однако волшебство происходит не только в настольном приложении. Вам нужно будет перейти на веб-портал Zoom, чтобы настроить всё. Как организатор, вы контролируете всё и можете настроить всё это для каждой проводимой вами конференции.

Включение аудиотранскрипции и живых субтитров

Для начала войдите в свою учётную запись Zoom на сайте сервиса и перейдите в меню «Настройки» . Откройте вкладку «Запись» . Самое важное — убедиться, что функция «Запись в облако» включена. Без неё Zoom не сможет сохранить запись и создать расшифровку позже.

Если запись в облако включена, прокрутите страницу немного вниз, пока не увидите опцию « Транскрипт аудио» . Установите флажок. Это простое действие сообщит Zoom, что вы хотите, чтобы текстовый файл разговора автоматически создавался каждый раз при записи конференции в облако.

Далее давайте включим субтитры в режиме реального времени для обеспечения доступности во время встречи.

• В настройках найдите раздел « На собрании (расширенные)» .
• Включите автоматические субтитры . Это кардинально изменит ситуацию с доступностью, предоставляя участникам субтитры прямо во время разговора.
• Чуть ниже убедитесь, что опция «Полная расшифровка» также включена. Это позволит любому участнику встречи открыть боковую панель и увидеть в режиме реального времени прокручиваемую расшифровку всего, что было сказано.

После этого процесс станет практически автоматическим. На следующей встрече, записанной в облаке, вас будет ждать новый файл расшифровки VTT вместе с видео. Если вы хотите глубже разобраться в основах, наше руководство по созданию расшифровки из любого аудио — отличный ресурс.

Вот совет из моего личного опыта: включите эти настройки на уровне учётной записи, если у вас есть права администратора. Это избавит вас от необходимости помнить о необходимости их включения для отдельных встреч. Они просто станут частью ваших настроек по умолчанию, и вы никогда случайно не забудете сделать расшифровку.

Чего реалистично ожидать

Собственный инструмент Zoom невероятно удобен, но важно иметь чёткие ожидания. Точность за последние годы стала на удивление высокой. Недавние тесты показали, что движок Zoom превосходит многих конкурентов по уровню ошибок в словах во время реальных встреч, как при расшифровке после встреч, так и при создании субтитров в режиме реального времени.

Однако такие функции, как запись в облако (которая необходима для транскрибации), обычно входят в платные планы, а не в бесплатные.

Несмотря на свои достоинства, встроенный инструмент имеет свои ограничения. Он может с трудом различать говорящих, особенно когда люди перебивают друг друга. Кроме того, он, как правило, не очень пунктуален, из-за чего иногда получается большой фрагмент текста, требующий ручного форматирования.

Итак, достаточно ли этого? Для краткого внутреннего обзора или личных заметок — безусловно. Но если вы создаёте документ для клиента или вам нужна идеально отформатированная расшифровка для соблюдения нормативных требований, вам, вероятно, стоит рассмотреть более мощное специализированное решение.

Выбор правильного метода транскрипции для ваших нужд

https://www.youtube.com/embed/h2E3O55eSfc

Расшифровка каждой конференции Zoom не обязательно должна быть безупречной. Неформальная внутренняя синхронизация для планирования недели — это совсем не то же самое, что официальное знакомство с клиентом или допрос в суде. Решение о том, использовать ли встроенный инструмент Zoom или воспользоваться сторонним сервисом, по сути, зависит от цели расшифровки.

Для повседневного внутреннего использования, например, чтобы вспомнить решение, принятое на прошлой неделе, обычно достаточно встроенной функции транскрибации Zoom. Она интегрирована, входит в платный тариф и выполняет свою работу без каких-либо дополнительных действий.

Но вы быстро обнаружите его ограничения, когда точность критически важна. Собственный инструмент может споткнуться на сложном профессиональном жаргоне, сильных акцентах или плохом качестве звука. Эти проблемы увеличивают количество ошибок в словах, в результате чего расшифровка может оказаться скорее запутанной, чем полезной.

Когда следует переходить на сторонний сервис

Итак, когда пора искать специализированный инструмент? Решение обычно зависит от нескольких ключевых факторов. Если вам абсолютно необходимо знать, кто что сказал (функция, называемая диаризацией ), нужны точные временные метки или расшифровка, которая выдержит проверку на соответствие требованиям или проверку клиентских записей, пора обновиться.

Сервисы на базе искусственного интеллекта, такие как Otter.ai или Descript , изначально созданы для высокой точности и расширенных функций. Их модели ИИ гораздо лучше различают говорящих и ориентируются в сложных аудиоситуациях. Кроме того, они обычно предлагают удобные инструменты для редактирования, совместной работы и экспорта в различные форматы. Если вы хотите изучить их подробнее, вы можете изучить различные типы сервисов транскрибации на базе искусственного интеллекта .

Это дерево решений дает вам простое визуальное представление о первом выборе, который вам необходимо сделать. Все начинается с включения записи в облаке в настройках Zoom.

Как видите, включение записи в облако — это основополагающий шаг. Без этого Zoom не сможет создать для вас расшифровку, будь то субтитры во время звонка или текстовый файл после него.

Транскрипция Zoom Native против стороннего ИИ

Чтобы сделать выбор ещё более очевидным, давайте сравним их напрямую. В этой таблице представлены ключевые характеристики, которые помогут вам выбрать сервис транскрибации, наилучшим образом соответствующий вашим потребностям.

Лучший метод транскрипции — тот, который соответствует вашей конечной цели. Для быстрых внутренних заметок удобство важнее. Для записей, предназначенных для клиентов, или для детального анализа точность и функциональность имеют первостепенное значение.

Представьте себе отдел маркетинга, анализирующий звонки с отзывами клиентов. Собственная расшифровка Zoom может уловить общее настроение, но специализированный сторонний сервис может точно маркировать комментарии каждого клиента, добавлять временные метки для определения ключевых моментов в видео и корректно расшифровывать названия отраслевых продуктов. В результате получаются гораздо более ценные и полезные данные.

Использование ваших транскриптов в работе

Получение исходного текстового файла стенограммы вашей конференции Zoom — отличное начало, но это только начало. Огромный неотформатированный блок текста сам по себе не очень полезен. Его настоящая ценность раскрывается, когда вы превращаете эти исходные данные в понятный и практичный документ.

Думайте об этом не как об архивировании разговоров, а как о создании доступной для поиска и активной библиотеки знаний вашей команды. Цель — сделать так, чтобы блестящие идеи и важные решения, принятые на ваших встречах, можно было найти так же легко, как и любой другой корпоративный документ.

Во-первых, сделайте его читабельным

Прежде чем извлекать какую-либо информацию, необходимо очистить расшифровку. ИИ справляется неплохо, но часто упускает нюансы разговора. Несколько минут редактирования могут иметь огромное значение.

Начните с быстрой проверки орфографии. Обратите особое внимание на имена людей, названия продуктов или клиентов — имена собственные, которые искусственный интеллект часто допускает орфографические ошибки. Правильное написание этих имён критически важно для обеспечения возможности последующего поиска по документу.

Затем разбейте плотный текст. Используйте жирный шрифт для ключевых решений, преобразуйте списки идей в маркированные списки и добавляйте простые заголовки для обозначения изменений в темах. Это простое форматирование мгновенно делает документ удобным для чтения и значительно снижает его сложность.

Определите пункты действий и ключевые решения

Давайте будем честны: самая важная информация, которая вам нужна в стенограмме любой встречи, — это список «кто что и к какому сроку должен сделать». Именно здесь вы ищите обязательства. Обращайте внимание на фразы вроде «Я это сделаю», «нам нужно разобраться» или «следующий шаг».

Найдя эти задачи, выделите их и создайте отдельный раздел с описанием в верхней или нижней части документа. Для каждого пункта плана действий обязательно укажите:

• Задача: Что именно нужно сделать?
• Владелец: Кто за это отвечает?
• Срок: Когда необходимо закончить?

Этот простой шаг превращает пассивную запись в активный инструмент подотчетности, гарантируя, что полезные разговоры приведут к ощутимым результатам, а не исчезнут в памяти.

Более глубокое изучение стратегических идей

Помимо списка дел, ваши стенограммы содержат стратегическую информацию. Анализируя стенограммы нескольких встреч, вы можете заметить закономерности и тенденции, которые не видны в данный момент. Использование инструментов с субтитрами на основе искусственного интеллекта и расширенными функциями поиска поможет вам быстро найти то, что вы ищете.

Анализируя стенограммы встреч, вы не просто анализируете то, что было сказано, но и раскрываете причину разговора. Вы можете выявить болевые точки клиентов, пробелы во внутренней коммуникации или новые рыночные тенденции, которые вы могли упустить из виду.

Например, команда разработчиков могла бы искать в расшифровках всех своих звонков с отзывами пользователей упоминания о конкретной функции. Они могли бы мгновенно оценить мнение клиентов, получить прямые цитаты из пользовательских историй и посмотреть, как менялись отзывы за месяцы.

Аналогичным образом, менеджер по продажам может просматривать расшифровки звонков младшего торгового представителя, чтобы найти конкретные моменты для коучинга, например, как он справляется с возражениями по поводу ценообразования или объясняет сложную функцию. Такой аналитический подход превращает каждый разговор в возможность учиться и совершенствоваться.

Обеспечение конфиденциальности стенограмм ваших встреч и их соответствие требованиям

Стенограмма конференции Zoom часто содержит ценную информацию, но может содержать и конфиденциальные данные. Обсуждения стратегии компании, конфиденциальной информации о клиентах или кадровых вопросах записываются в виде обычного текста. Если не соблюдать осторожность, эти файлы могут быстро стать источником проблем.

Прежде чем нажать кнопку «Запись», первым делом всегда следует получить согласие. Это не просто вежливость; во многих юрисдикциях это требование закона. Начните встречу с чёткого объявления о том, что вы будете записывать и расшифровывать разговор. Это простое действие даёт всем возможность согласиться или высказать любые сомнения.

Ваша ответственность не заканчивается с окончанием встречи. С момента создания стенограммы она становится частью корпоративных данных, с которыми необходимо обращаться так же осторожно, как и с любым другим конфиденциальным документом.

Без четкого плана эти расшифровки могут легко оказаться в незащищенных папках или стать достоянием слишком широкого круга лиц, что создаст серьезные риски для конфиденциальности вашей компании и всех участников разговора.

Умная структура для обработки транскриптов

Лучший способ защитить эти данные — создать простую систему управления. Это не обязательно должно быть громоздким бюрократическим процессом, но она должна быть последовательной. Начните с нескольких ключевых вопросов о том, как ваша команда будет обрабатывать каждую созданную вами расшифровку.

Ваш план должен охватывать весь жизненный цикл расшифровки, от создания до удаления. Также важно понимать, как сторонние сервисы управляют вашими данными; изучение их комплексных политик конфиденциальности может помочь вам установить собственные внутренние стандарты соответствия.

Вот практический контрольный список, с которого вам следует начать:

• Где они живут? Выберите единое, безопасное хранилище для всех расшифровок. Отдельная папка на корпоративном облачном диске — отличный вариант, но личный рабочий стол сотрудника — нет.
• Кто получит ключи? Доступ должен предоставляться по принципу служебной необходимости. Ограничьте просмотр только теми, у кого есть законные деловые основания для просмотра контента.
• Как долго мы их храним? Установите чёткую политику хранения. Срок должен быть определён, будь то 90 дней или год. По истечении этого срока расшифровки должны быть надёжно удалены в соответствии с требованиями, такими как GDPR.
• Каковы правила обмена? Разработайте простой протокол обмена. Например, запрещается публиковать информацию за пределами одобренной группы без предварительного получения явного разрешения.

Внедрение этих простых мер предосторожности поможет вам создать ответственную и безопасную систему управления данными ваших совещаний.

Есть вопросы о транскрипциях Zoom? У нас есть ответы.

Даже при идеальной настройке у вас наверняка возникнут вопросы, когда вы начнёте создавать стенограммы конференций в Zoom. С этим сталкивается каждый. Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространённых проблем, чтобы вы могли их предупредить.

Этот раздел — ваша личная шпаргалка по особенностям транскрипции Zoom. Мы рассмотрим практические моменты, которые часто сбивают людей с толку: от решения проблем с точностью до определения того, кто имеет право на какие-либо действия.

Ответы на ваши самые важные вопросы

Я собрал вопросы, которые возникают снова и снова. Правильное понимание этих мелочей может существенно повлиять на ваш рабочий процесс и избавить вас от множества разочарований в будущем.

Я обнаружил, что понимание мелочей — например, кто на самом деле может создать расшифровку или как исправить грубую опечатку — отличает гладкий процесс от раздражающего. Всё дело в освоении основ.

Эти ответы основаны на реальных ситуациях, поэтому вы можете вернуться к работе, не копаясь в справочных статьях.

Быстрые ответы на вопросы по транскрипции Zoom

Вот несколько простых ответов на наиболее часто задаваемые вопросы о функциях транскрипции Zoom.

В реальности для получения безупречной расшифровки обычно требуется быстрая ручная проверка после того, как ИИ выполнит свою работу. Не волнуйтесь, если первая версия не идеальна. Несколько быстрых правок могут превратить хорошую расшифровку в действительно полезный документ, благодаря которому всю ценную информацию с вашей встречи будет легко найти и поделиться ею ещё долго после её окончания.

Готовы ли вы отказаться от ручной работы и получать идеально точные расшифровки, сводки и рекомендации по каждому совещанию? Whisper AI использует передовой искусственный интеллект, чтобы за считанные минуты превратить ваши записи Zoom в доступные для поиска и полезные документы. Присоединяйтесь к более чем 50 000 пользователей, которые экономят время и извлекают более ценную информацию из своих разговоров. Попробуйте бесплатно уже сегодня .